Banka ekstrelerinin Excelden muhasebe sistemine aktarımı, finansal işlemlerin hızlı ve doğru bir şekilde işlenmesini sağlamak adına şirketler için büyük bir kolaylık sağlar. Bu süreç, muhasebe kayıtlarının güncel ve düzenli olmasını sağlarken, manuel veri girişi sırasında oluşabilecek hataları da minimuma indirir. DİA Muhasebe modülü, bu sürecin etkin bir şekilde yürütülmesi için gerekli araçları sunar. İşte, Excelden banka ekstre aktarımının temel adımları:
Dosya Seçimi ve Temel Ayarlar: Banka hareketlerinin yer aldığı Excel dosyası, Banka Ekstreleri Aktarımı ekranından "Dosya Seç" butonu aracılığıyla sisteme yüklenir. Bu aşamada, kullanıcıların dikkate alması gereken temel ayarlar arasında döviz tipi, döviz kuru, ondalık ayıraç, aktarılacak verinin tarih aralığı gibi detaylar bulunur. Ayrıca, fiş türü, banka hesap kodu gibi özel bilgiler de bu aşamada tanımlanır.
Kolon Tanımı: Aktarımın hazırlık aşamasında, Excel dosyasındaki verilerin hangi kolonlardan alınacağı belirlenir. Örneğin, tarih bilgisi içeren kolon "A" ise, "Excel Kolonu" sütununa A değeri verilir ve veri türü olarak "tarih" seçilir. Diğer bilgiler de kolon değerlerine ve veri türlerine göre eşleştirilir.
Ekstre Detayı: Bu adımda, kolon tanımında yapılan eşleştirmelerin ön izlemesi gerçekleştirilir. Aktarım kurallarına göre oluşturulmuş koşullar bu aşamada gözden geçirilir ve varsa düzenlemeler yapılır. Eğer bir satırın rengi yeşilse, bu, fişlerin karşılık hesaplarının doğru bir şekilde eşleştiğini ve belirlenen hesaba göre fişin oluşturulacağını gösterir.
Aktarım Kuralları: Fişlerin oluşturulması aşamasında, eşleşmeyen hesap kodları için belirli koşullar oluşturulabilir. Örneğin, "İşlem Açıklaması" sütununda belirli kelimeleri içeren kayıtların, belirli bir masraf hesabına atanması gibi koşullar bu aşamada tanımlanır. Eşlenmiş bilgiler, "Ekstre Detayı" sekmesinde yeşil renkle gösterilir.
Fiş Kalemleri: Aktarım sürecinin son aşaması olan bu adımda, "Aktarım Kuralları" kısmındaki koşullara göre, banka hesabının karşılık kalemleri sisteme yüklenir. Eşleştirilemeyen karşılık hesaplar, ilk aşamada belirlenen "Eşleşmeyen Hesap Kodu" olarak sistemde görünür. Eşleşmeyen hesaplar için açıklama kısmında gelen bilgilere dayanarak, ilgili hesap kodları hesap planı üzerinden seçilir ve muhasebe fişi oluşturulur.
Excelden banka ekstre aktarımı, mali işlemlerin hızlı ve hatasız bir şekilde sisteme işlenmesini sağlayarak, işletmelerin finansal yönetim süreçlerinde büyük bir verimlilik artışı sağlar. Bu sürecin doğru ve etkin bir şekilde yürütülmesi, mali raporlamaların doğruluğu ve şirketin finansal sağlığı için büyük önem taşır.