Muhasebe süreçlerinde veri aktarımı, özellikle büyük hacimli banka ekstrelerinin sisteme hızlı ve doğru bir şekilde entegre edilmesi için kritik bir işlemdir. Bu süreç, manuel veri girişinin neden olduğu hataları minimize eder ve işlemlerin verimliliğini artırır. İşte, banka ekstrelerinin muhasebe fişlerine aktarılması sürecinin adımları:
Veri Aktarımı Sihirbazına Giriş: İlk olarak, veri aktarımı sihirbazına girilir. Bu, genellikle muhasebe yazılımının bir özelliği olarak sunulur ve kullanıcıya adım adım rehberlik eder.
Aktarım Yapılacak Verilerin Seçimi: Aktarma yapılacak veriler kısmından, "Banka Ekstreleri Aktarımı" seçeneği tercih edilir. Bu, sistemin, aktarımın banka ekstreleri üzerine odaklanacağını anlamasını sağlar.
Aktarım Yönteminin Belirlenmesi: Aktarım yöntemi olarak, Excel özel tanım seçeneği tercih edilir. Bu, verilerin Excel formatında ve özel bir yapıda olduğunu gösterir.
Kural Tanımının Oluşturulması: Kural tanımı aşamasında, kullanıcı tarafından belirlenen kurallar sisteme yüklenir. Bu aşamada yapılabilecek işlemler:
"Kapatan Hesap Kodu" alanının, eğer varsa, F5 üzerinden tanımlanması.
"Dosyadan kural yükle" seçeneği ile CSV uzantılı kural tanımının yüklenmesi.
"Dosyaya kural kaydet" seçeneği ile oluşturulan kural tanımının kaydedilmesi.
"Eşleme yardımcısı" kullanılarak, girilen hesapların sistemde olup olmadığının tespit edilmesi.
Eşlemenin Yapılması: Eşleme yardımcısı kullanılırken, yeşil ile gösterilen alanlar, hesap planı ile başarıyla eşlenmiş hesaplardır. Bu, veri aktarımının doğruluğunu artırır.
Tarihe Göre Gruplama ve Aktarım: "Tarihe Göre gruplama" yaparak, muhasebe fişlerinin hızlı ve seri bir şekilde aktarımı sağlanabilir. Bu, özellikle belirli bir döneme ait çok sayıda işlemi içeren ekstreler için zaman tasarrufu sağlar.
Bu adımlar, banka ekstrelerinin muhasebe sisteminize doğru ve verimli bir şekilde entegre edilmesini sağlar.